Die sichere und effiziente Lagerung von Akten ist für Unternehmen essenziell, insbesondere in Zeiten wachsender Datenmengen und strenger werdender Datenschutzbestimmungen. Ob es sich um sensible Kundeninformationen, Verträge oder steuerliche Unterlagen handelt – eine ordnungsgemäße Aktenarchivierung ist unerlässlich. In diesem Beitrag geben wir Ihnen fünf wertvolle Tipps, wie Sie Ihre Akten sicher und effizient einlagern können. Dabei wird auch Selfstorage als praktische Lösung vorgestellt.
1. Die richtige Vorbereitung: Akten kategorisieren und sortieren
Bevor Sie mit der eigentlichen Einlagerung beginnen, ist eine sorgfältige Vorbereitung entscheidend. Kategorisieren und sortieren Sie Ihre Akten nach Relevanz, Jahrgang, oder Typ (z.B. Verträge, Rechnungen, Personalakten). Diese Systematisierung erleichtert nicht nur die spätere Auffindbarkeit, sondern auch die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Tipps zur Sortierung
Chronologische Ordnung: Sortieren Sie Akten nach dem Jahr, in dem sie entstanden sind. Dies erleichtert die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.
Alphabetische Ordnung: Besonders sinnvoll für Kunden- oder Lieferantenakten.
Nach Abteilung: Wenn Ihr Unternehmen groß genug ist, kann es hilfreich sein, die Akten nach den jeweiligen Abteilungen zu sortieren, etwa „Buchhaltung“, „Personal“ oder „Vertrieb“.
Eine saubere und nachvollziehbare Sortierung reduziert Suchzeiten und minimiert das Risiko von Datenverlusten.
2. Sicherheitsmaßnahmen für die Aktenlagerung
Sicherheitsmaßnahmen sind ein zentraler Aspekt der Aktenarchivierung, besonders wenn es sich um sensible oder vertrauliche Daten handelt. Der Schutz vor unbefugtem Zugriff, Feuer, Wasser und anderen Gefahren ist unerlässlich.
Wichtige Sicherheitsaspekte
Zugriffskontrolle | Nur autorisierte Personen sollten Zugang zu den archivierten Akten haben. Implementieren Sie klare Zugriffsregelungen und nutzen Sie Schlösser oder digitale Zugangssysteme. Mit der stauraum-App an unserem Standort Bremen-Hastedt lässt sich das perfekt organiseren |
Brandschutz | Stellen Sie sicher, dass der Lagerraum über funktionierende Rauchmelder und Feuerlöscher verfügt. Feuerschutztüren und spezielle feuersichere Schränke bieten zusätzlichen Schutz. |
Feuchtigkeitsschutz | Akten können durch Feuchtigkeit irreparabel beschädigt werden. Nutzen Sie daher trockene und gut belüftete Räume. Luftentfeuchter oder spezielle Aktenboxen mit Feuchtigkeitsschutz sind empfehlenswert. |
Schädlingsschutz | Lagern Sie Akten in schädlingsresistenten Containern und überprüfen Sie den Lagerraum regelmäßig auf Schädlingsbefall. |
Für die optimalen Lagerbedingungen bieten alle stauraum-Filialen die richtigen Bedingungen und gewährleisten somit den Schutz der wertvollen Unterlagen.
3. Die richtige Lagerung: Akten sicher und platzsparend verstauen
Effiziente Lagerung bedeutet, den vorhandenen Raum optimal zu nutzen, ohne dabei die Sicherheit der Akten zu gefährden. Akten sollten so verstaut werden, dass sie schnell zugänglich sind, ohne dass sie Schaden nehmen können.
Optimale Lagerung
Regalsysteme: Nutzen Sie stabile und belastbare Regalsysteme, die auch schwere Aktenordner sicher tragen können. Achten Sie darauf, dass die Regale nicht überfüllt werden, um das Risiko von Unfällen zu minimieren.
Aktenboxen: Verwenden Sie spezielle Aktenboxen oder -container, um lose Dokumente geordnet zu lagern. Beschriften Sie die Boxen eindeutig, um die Suche zu erleichtern.
Vertikale Lagerung: Stapeln Sie Aktenordner nicht horizontal, da dies die Ordner und die darin befindlichen Dokumente beschädigen kann. Eine vertikale Lagerung ist platzsparender und schonender für das Material.
Die Lagerboxen bei stauraum sind i.d.R. mindestens 2,9 m hoch. Mit dem Einbau entsprechend hoher Regale lässt sich das Volumen der Lagerbox optimal nutzen. Leitern zum Erreichen der oberen Lagen sind in allen Etage frei verfügbar.
4. Selfstorage als flexible und sichere Lagerlösung
Selfstorage bietet eine flexible und sichere Lösung für Unternehmen, die Akten auslagern möchten, ohne in eigene Lagerräume investieren zu müssen.
Besonders in Großstädten, wo Büroräume knapp und teuer sind, kann Selfstorage eine kosteneffiziente Alternative darstellen.
Vorteile von Selfstorage:
Flexibilität: Sie können den benötigten Lagerraum flexibel anpassen, je nachdem, wie viele Akten Sie einlagern müssen. Das ermöglicht eine Skalierung je nach Bedarf.
Sicherheit: Moderne Selfstorage-Einrichtungen bieten umfassende Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Überwachungskameras, Zugangskontrollen und kontrolliertes Klima der Lagerräume.
Kostenersparnis: Durch die Auslagerung von Akten in Selfstorage-Lagerboxen können Unternehmen wertvollen Büroraum einsparen und langfristig Kosten senken.
Bequemlichkeit: Viele Selfstorage-Anbieter bieten ein breites Zeitfenster inklusive Wochenenden mit Zugang zu den eingelagerten Akten, was eine hohe Flexibilität im Arbeitsalltag bietet.
Für Unternehmen, die nicht in eigene Lagerflächen investieren möchten oder können, bietet Selfstorage somit eine attraktive Option zur sicheren und effizienten Aktenlagerung.
Welche Unternehmen müssen in Deutschland Akten und Unterlagen aufbewahren?
In Deutschland sind zahlreiche Unternehmen und Organisationen gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Akten und Unterlagen über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Betroffen sind unter anderem:
Handels- und Gewerbebetriebe: Alle Unternehmen, die eine kaufmännische Buchführung betreiben, müssen Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe aufbewahren. Die Frist beträgt in der Regel 10 Jahre für steuerrechtlich relevante Unterlagen und 6 Jahre für Handelsbriefe.
Freiberufler und Selbstständige: Auch Freiberufler, wie Ärzte, Anwälte und Steuerberater, unterliegen Aufbewahrungspflichten. Sie müssen beispielsweise Rechnungen, Kontoauszüge und steuerrelevante Dokumente für 10 Jahre archivieren.
Gesellschaften: Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, AG) und Personengesellschaften (z.B. OHG, KG) haben ähnliche Pflichten wie Einzelunternehmen. Darüber hinaus müssen sie Protokolle von Gesellschafterversammlungen und Jahresabschlüsse aufbewahren.
Öffentliche Einrichtungen: Behörden und andere öffentliche Institutionen sind ebenfalls zur Archivierung bestimmter Dokumente verpflichtet, oft sogar über längere Zeiträume, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Non-Profit-Organisationen: Auch Vereine und Stiftungen müssen Dokumente wie Finanzberichte, Satzungen und Protokolle von Mitgliederversammlungen aufbewahren.
Diese Unternehmen und Organisationen müssen sicherstellen, dass ihre Akten ordnungsgemäß und vor allem sicher archiviert werden, um sowohl gesetzlichen Anforderungen zu genügen als auch im Bedarfsfall schnell darauf zugreifen zu können. Die Einhaltung dieser Aufbewahrungspflichten ist nicht nur rechtlich relevant, sondern kann auch bei Betriebsprüfungen entscheidend sein.
Fazit
Die sichere und effiziente Einlagerung von Akten ist für Unternehmen unerlässlich, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und wichtige Dokumente vor Verlust oder Beschädigung zu schützen.
Mit den richtigen Vorbereitungen, Sicherheitsmaßnahmen und der Wahl des passenden Lagerortes – zum Beispiel in einem Selfstorage-Lager von stauraum – lassen sich Akten optimal aufbewahren. Auch wenn die Digitalisierung fortschreitet, sind die rechtskonformen Bedingungen für die digitale Lagerung zu beachten. Es kann bzw. muss als formelle Unterlage weiterhin der Originalbeleg vorgehalten werden. Selfstorage bietet dabei eine flexible und kostengünstige Lösung, die sowohl für kleinere Betriebe wie auch für wachsende Unternehmen interessant sein dürfte.